A assembleia de condomínio serve para realizar, abertamente, discussões sobre regras do condomínio, contratação de serviços, prestação de contas, eleições de síndico e diretoria, melhorias na infraestrutura, alteração de regimento interno e outros assuntos que forem necessários.

Quem pode participar da assembleia de condomínio?

Participam o síndico, um representante da empresa administradora e os condôminos. É importante que ao menos um representante de cada unidade de moradia esteja presente para contribuir com opiniões, concordar ou discordar das sugestões e estar ciente das decisões.

Quem NÃO pode participar da assembleia de condomínio?

O Novo Código Civil proíbe a participação e o voto dos inadimplentes nas deliberações da assembleia.

Convocação dos participantes

De acordo com o Código Civil:

ARTIGO 1432.º
(Convocação e funcionamento da assembleia)

1. A assembleia é convocada por meio de carta registada, ENVIADA COM 10 DIAS DE ANTECEDÊNCIA, ou mediante aviso convocatório FEITO COM A MESMA ANTECEDÊNCIA, desde que haja recibo de recepção assinado pelos condôminos.
(…)

Como sugestão, a organização da assembleia pode começar pelo menos 45 dias antes do seu acontecimento. Este é um bom período para o síndico e a administradora organizarem as pautas e então iniciar a convocação dos condôminos.

Com 30 dias de antecedência pode-se começar a utilizar dos meios de comunicação para divulgar a data e as pautas da assembleia.

Além da carta registrada, utilize e-mails, fóruns, grupos de redes sociais, notificação impressa a cada unidade e um edital de convocação exposto em uma área comum visível, garantindo que todos sejam comunicados.

Continue a lembrar os condômino sobre a assembleia 15 dias antes, 7 dias antes, 2 dias antes e no próprio dia. É importante que saibam que é fundamental estarem presentes. Afinal, é de interesse de todos zelar pelo patrimônio e obter melhorias constantes.

Outro argumento que se pode usar para que estejam todos presentes é que a ausência implicará na aceitação automática das decisões definidas. Quem não estiver presente não poderá reivindicar uma decisão tomada pela maioria.

A importância de dar uma prévia do que será discutido na assembleia de condomínio é prover que os condôminos se preparem para a reunião. Dessa forma podem trocar ideias com os vizinhos e anteciparem sua opinião a respeitos dos temas, prepararem dúvidas e sugestões, melhorando também o andamento da assembleia de forma mais organizada e pacífica.

Se for falar de aprovação de contas, envie um atualizado com as despesas do condomínio; se for falar de orçamentos, envie uma cópia dos melhores já selecionados; se for realizar uma eleição de novo síndico, os candidatos podem enviar a todos antecipadamente suas propostas de trabalho.

Definição das pautas da assembleia de condomínio

Defina as pautas mais importantes e urgentes a serem discutidas. É importante selecionar dessa forma para que a assembleia não se prolongue muito. Cerca de quatro ou cinco temas podem ser suficientes, dependendo do tempo que podem levar para se concluírem.

Pense também nos tópicos que irá abordar sobre cada pauta, lembrando que é necessário separar um tempo para as opiniões e discussões. Por isso é preciso prever o máximo possível com antecedência.

Prepare também todos os materiais e documentos que irá apresentar sobre cada pauta. É importante deixar todas as informações claras aos participantes. Se possível, tenha um projetor para colocar os documentos à vista de todos e facilitar o andamento da reunião.

Outro documento importante para ter em mãos é uma cópia da Convenção e do Regulamento Interno, caso precise.

Preparação do ambiente

A preparação do ambiente onde a assembleia acontecerá influencia no seu bom andamento.

Receba os participantes com uma música ambiente suave, se possível com um café e biscoitos e uma boa iluminação. Prepare as cadeiras em círculo para melhorar a comunicação entre todos.

Quando faltar uma hora para o horário marcado, já esteja com tudo pronto e organizado para receber as pessoas com tranquilidade.

Inicie sempre no horário marcado, mostrando respeito aos presentes. No máximo, avise que fará uma segunda chamada em dez minutos, caso faltem muitos a chegar.

Condução da assembleia

O primeiro passo é decidir o presidente da mesa. É recomendável que seja uma pessoa que todos respeitem, que seja neutro e saiba se colocar no momento certo para que a reunião não fuja do foco a todo instante.

O tempo que se dará a cada pauta também precisa ser organizado, evitando que algum assunto se prolongue demais e falte tempo para outro. Procure deixar os mais demorados e polêmicos para o final, garantindo que os primeiros, mais simples, sejam resolvidos com mais tranquilidade e agilidade.

O presidente da mesa precisa saber se colocar em algumas situações que possam atrapalhar o andamento da reunião, como:

– Pessoas que pedem a palavra a todo momento pedindo explicações sobre assuntos já aprovados;

– Pessoas que pedem a palavra para falar de assuntos que não são de interesse coletivo.

Ao mesmo tempo em que é importante manter o foco da reunião, não se pode ignorar os questionamentos. Portanto, não deve-se deixar um condômino sem resposta ou constrangido. O que o presidente pode fazer para ser mais objetivo e gentil ao mesmo tempo é ter algumas respostas:

– “Obrigado pelo seu questionamento. Esse assunto será debatido mais tarde e levantaremos esta questão.”

– “Desculpe, este tema não é de interesse coletivo. Podemos falar a respeito assim que terminar a reunião.”

– “Este assunto já foi aprovado.”

– “Senhores, temos mais 5 minutos para este assunto e depois passaremos ao próximo.”

É importante também evitar brigas e saber advertir um participante que esteja causando problemas. Sempre com calma e respeito, nunca comprando uma briga. Até porque, provavelmente, será necessário conversar com ele em particular mais tarde e compreender seu ponto de vista e a razão de ter se exaltado.

Após a assembleia

Os participantes podem permanecer no local para que os assuntos continuem a ser debatidos de forma mais descontraída. Este é um momento para o síndico se aproximar dos condôminos, conhecer suas opiniões pessoas e poder dar uma atenção especial e individual.

É um momento para que os próprios vizinhos interajam entre si e melhorem as relações.

Para que serve a ATA?

A Ata é um documento onde ficam registrados todos os temas discutidos, comentários pertinentes e decisões definidas em cada assembleia. Não é necessário detalhar todos os assuntos. Basta fazer um breve resumo, sem acréscimos do que não foi realmente discutido. É um relato.

É assinada pelo presidente da mesa e o secretário (que a redigiu) e enviada uma cópia a ata condômino.

Não é obrigatório registrar a Ata em cartório, a não ser que esteja determinado na Convenção de Condomínio. Se as decisões que estiverem registradas nela foram aprovadas com os quoruns e procedimentos corretos, ela já tem valor legal para os condôminos. (Fonte: Informe Secovi nº 64)

Deve ser mantida no Livro de Atas do condomínio por pelo menos 5 anos, em poder da administradora ou do síndico. Como qualquer documentação do condomínio, deve estar sempre disponível a qualquer condômino.

Qual a frequência ideal?

De acordo com o Código Civil sobre a convocação de assembleias de condomínio:

Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.§ 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino. Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião. Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.

E então, espero que este texto tenha sido útil para que você entenda mais sobre o processo de uma assembleia de condomínio!

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