Ser síndico é uma tarefa de grande responsabilidade. Mas seguindo estas 4 dicas fundamentais, será fácil saber como administrar um condomínio residencial com sucesso.

Quando uma construtora lança um empreendimento, procura evidenciar todas as suas qualidades para atrair clientes e vender suas unidades.

Dentre estas qualidades, podem estar: segurança, áreas de lazer e uma ou mais vagas de garagem, piscinas, salão de festas, playground, academia, cinema, 2 ou 3 suítes, sustentabilidade, porteiro eletrônico, wi-fi e tantos outros.

Agora, quem você acha que vai fazer cada uma dessas coisas funcionar perfeitamente quando o prédio estiver pronto e as pessoas começarem a se instalar? Muito bem, o síndico!

Portanto, ser síndico é muito mais do que cuidar da reparação da área externa e realizar reuniões de condomínio. Ser síndico é assumir uma grande responsabilidade para com a segurança e o bem-estar de uma grande quantidade de condôminos.

Quais as dicas fundamentais para administrar um condomínio com eficiência?

Com tantas atribuições que lhe cabem, um síndico se torna um verdadeiro administrador de empresa. Sim, pois um prédio ou um condomínio exigem tanto cuidado quanto uma empresa.

É preciso entender um pouco de cada coisa: administração, recursos humanos, direito, contabilidade, segurança do trabalho e até psicologia, acredite!

Claro que, tudo isso é para ter uma base, entretanto, é fundamental contratar os profissionais de cada área para atuarem nas devidas necessidades.

Mas para não ser passado para trás, é bom estar atento a tudo: buscar conhecimento e estar sempre presente.

De modo geral, uma administração de condomínio eficiente precisa de um síndico que:

#1. Organize sua administração de condomínio

Um condomínio costuma ter muitas contas a pagar e a receber. E não podem atrasar, pois, por exemplo, se faltar energia por falta de pagamento, não será apenas uma família a ficar sem banho quente.

Serão muitas pessoas furiosas porque ficaram sem banho quente, ar-condicionado, tv, carregador de celular, telefone sem fio, portão da garagem, elevador, piscina limpa, festa interrompida e muito, muito mais.

Todo mês, as contas comuns de um condomínio são energia elétrica, gás, água, funcionários (jardineiro, zelador, faxineira, etc.), taxas e impostos, fornecedores, manutenções (algumas manutenções só podem ser feitas pela empresa que instalou determinada coisa, como elevador, piscina, pedras naturais, janelas, portões, etc.)

E tantas outras, dependendo do tamanho do condomínio e o que ele oferece.

Além das contas a pagar, a administração financeira também engloba:

• Envio de boletos do valor do condomínio aos condôminos;
• Envio de atas e circulares por e-mail e fixação em local adequado para todos os moradores verem;
• Representar o condomínio em ações jurídicas, trabalhistas, operacionais, financeiras e burocráticas;
• Realizar reuniões de prestação de contas, apresentação de orçamentos e propostas de melhorias, seja com todos os moradores ou com um conselho responsável estabelecido na primeira reunião do condomínio;
• Cobranças de condôminos inadimplentes (poderá terceirizar este serviço, mas fique de olho se será bem executado, sempre com ética e discrição);
• Treinamento dos funcionários e conferência de que estão gozando de seus direitos trabalhistas;
• Avaliar e rever contratos de serviços terceirizados.

#2. Organize a manutenção predial

As pessoas estão pagando condomínio. Portanto, não querem andar por áreas comuns sujas, entrar na piscina suja, passar por corredores mal iluminados, ver lixo acumulado dentro ou em frente ao prédio, ver vidros da fachada quebrados, agendar um evento na área de festas e o ar-condicionado não funcionar ou as cadeiras estarem quebradas.

Atenção: a manutenção é prioritariamente preventiva. Como diz o ditado “é melhor prevenir do que remediar”.

Tudo bem, você pode deixar passar algum probleminha do qual um funcionário descuidado não avisou. Mas evite sempre! Se quiser ser respeitado como síndico, ser visto como confiável e competente, não espere uma cadeira quebrar para que um condômino reclame.

Tenha um zelador que irá conferir todas elas semanalmente. Se alguma estiver mole, já é suficiente para consertar antes de deixar quebrar.

Além das reclamações desagradáveis dos moradores, a falta de manutenção preventiva pode ser pior: pode causar acidentes, como a falta de extintores de incêndio, corrimão quebrado, pisos molhados por goteiras, entupimento de passagem de gás, excesso de produtos na piscina, brinquedos com encaixes ou parafusos soltos, etc.

E aí, meu amigo, você terá um problemão. Portanto, realize vistorias sempre!

Organize os tipos de vistorias e manutenções por tempo que devem ocorrer. Algumas coisas precisam ser verificadas toda semana, outras todo mês, outras a cada seis meses e outras anualmente.

Não perca tempo conferindo toda semana a pintura das paredes que só precisa ser feita a cada 3 anos, por exemplo.

Para ajudar com isso, normalmente a construtora entrega um Manual do Síndico/Condomínio com todas as especificações detalhadas de cada componente que há no espaço de sua responsabilidade. Contatos de fornecedores, maneiras corretas de limpar cada material, período de manutenções, responsabilidades e tudo mais.

#3. Utilize um sistema de gestão para condomínios

Achou muita coisa até aqui? E de fato é, mas não se assuste nem desista da tarefa. Tudo pode ficar mais fácil se você contratar um sistema de gestão para condomínios que auxiliam em toda essa organização.

No sistema de gestão para condomínios Smartcom System, por exemplo, você nem precisa colocar o que precisa ser feito e quanto. O sistema organizará automaticamente cada setor que precisa da sua atenção para que você acesse e encontre tudo de forma simples:

• Avisará sobre as datas, compromissos e vencimentos antecipadamente;
• Facilitará a emissão de documentos;
• Guardará os dados e informações de cada condômino para quando você precisar consultar e muito mais.

Hoje em dia você não precisa mais de agenda para tudo. Basta ter um sistema de gestão de condomínios eficiente para acessar de onde estiver.

#4. Esteja sempre presente

Ainda que um sistema de gestão para condomínios ajude a organizar toda a rotina administrativa da sua gestão, as pessoas querem ver você por perto. Portanto:

• Atenda o telefone sempre que alguém do condomínio ligar;
• Esteja pelo condomínio nas determinadas vezes por semana combinadas;
• Responda e-mails;
• Saiba lidar com as pessoas de forma gentil, prestativa e profissional em qualquer situação;
• Esteja sempre pronto a solucionar problemas, sempre tendo uma resposta imediata, que seja “vou verificar ainda hoje e amanhã lhe darei uma resposta”. E que essa resposta de fato venha.

Como falamos anteriormente, ser síndico é praticamente ser um administrador de empresa. E um bom administrador sabe liderar. Portanto, aqui vai uma dica extra:

Se quiser ganhar pontos com as pessoas que fazem parte do dia a dia de síndico e melhorar suas capacidades para facilitar e organizar sua própria vida, faça cursos, se especialize.

Especialize-se em ser síndico, em ser administrador, em ser líder. Certamente, prestando atenção nestas valiosas dicas, você será um síndico de grande sucesso!

Mas não pare por aí!

Se você está determinado em seguir a profissão de síndico ou se você é um morador que decidiu virar síndico e ficou curioso sobre a possibilidade de implementar um sistema de gestão no seu condomínio, faça uma demonstração do Smartcom System e entenda porque o trabalho de síndico pode ser muito mais simples e lucrativo!

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